av Fredric Westerdahl
Försvarsmakten existerar för att försvara Sverige – vår frihet och rätt att leva som vi själva väljer. Många svenska medborgare och politiker har tagit vår frihet att själva välja för given. Många människor, inte minst i våra grannländer, har tyvärr däremot minnen av hur friheten tagits från dem. Ryssland använder militärt våld mot grannländer, varför även vi i Sverige behöver stärka vår försvarsförmåga.
När försvaret saknar förutsättningar att lösa sin huvuduppgift med den ambitionsnivå svenska folkets Riksdag beslutat, så behöver förutsättningarna förändras. Försvarets ekonomiska ramar beslutas av Sveriges folkvalda. Vi som arbetar i försvaret bär dock ansvar för hur vi använder tilldelade resurser. Försvaret består av människor som ställer upp och ger sin tid. Människor vilka är beredda att strida för Sverige. De resurser vi har – materiel, ekonomi och inte minst vår tid – behöver användas klokt.
Försvarsmakten hämmas för närvarande, likt annan offentlig förvaltning, av s k New Public Management. I verksamheter vilkas kvaliteter är svåra att mäta, har professionernas kompetens underminerats och tilliten undergrävts. Sjukvården och Polisen är andra exempel på drabbade verksamheter, där de negativa effekterna av New Public Management belysts av företrädare för de berörda professionerna. New Public Management har medfört en övertro på att genom mätande försöka uppnå kontroll.
Försvarsmakten har länge haft en stark grund i ledarskap byggt på tillit, förtroende och personligt ansvar. Uppdragstaktik är vårt signum – att styra mot mål som ska nås och låta de som ska lösa uppdrag avgöra hur de når uppsatta mål. Med mer uppdragstaktik istället för New Public Management, i såväl fred, kris och krig, kan vi uppnå mer med de begränsade resurser vi ändå har.
Det vore därför klädsamt om styrningen till myndigheten Försvarsmakten vore lagom detaljerad, istället för påtagligt mer detaljerad än styrningen till andra myndigheter. Detaljstyrning och krav på detaljerad rapportering till försvarsdepartementet bidrar till detsamma inom myndigheten. Interna regelverk, influerade av New Public Management har resulterat i motstridiga styrsignaler, onödig administration och missriktat fokus på överdriven dokumentation och detaljkontroll.
Försvarsmakten ska som myndighet skötas förvaltningsmässigt rätt och riktigt enligt Sveriges lagar. Mängden arbetstimmar Försvarsmaktens tusentals anställda ägnar åt administration behöver däremot minskas, så att mer tid kan ägnas åt att skapa och öva de förmågor som finns för att försvara Sverige. Personalens tid är en av våra mest gränssättande tillgångar och borde användas bättre. Antalet officerare minskar och kommer tyvärr sannolikt fortsätta att minska till följd av att de ökande officersavgångarna är fler än tillskotten av nya officerare. Officerarnas arbetsinsatser behöver därför prioriteras till de uppgifter vilka enbart kan utföras av just officerare.
De ökande administrativa bördorna, vilka är resultatet av New Public Management, leder till att officerskåren avprofessionaliseras. Medarbetare med kvalificerad militär utbildning lägger nu alltför mycket tid på administration, vilken skulle kunna lösas av administrativt specialiserad personal utan lång militär utbildning. Mycket administrativt arbete skulle sannolikt även kunna rationaliseras bort, om kraven på detaljerad kontroll och rapportering minskades, såväl internt inom Försvarsmakten som från försvarsdepartementets sida. Mycket administrativt detaljarbete utförs idag utan att det är uttryckligen föreskrivet i lag eller förordning. Mycket registreras, rapporteras och sammanställs utan att detta i sig ökar vår försvarsförmåga. Det knappas och skrivs så mycket mer än det läses.
Byråkratiseringen har negativt påverkat officersyrkets attraktivitet. Människor med initiativkraft och vilja att agera uppfinningsrikt för att lösa uppdrag, trivs sällan i administrativt stelbenta byråkratier. När vi inte lyckas rekrytera och behålla officerare så hotas vår försvarsförmåga. Våra nyutbildade officerare bör fokusera på att leda sina förband, och i mindre omfattning än nu på att utföra administrativ rapportering. Mycket administration kan ske mer rationellt av specialiserade administratörer istället för av chefer i linjen.
Att chefer fattar beslut är bra. Att samma chefer sedan även själva har att administrera sina beslut, när administrationen skulle kunna skötas mer effektivt av specialiserade administratörer, är inte bra. Ökad rollspecialisering behövs därför. Den HR- och chefstransformation som genomförts i Försvarsmakten har lett i fel riktning och förändringar behövs, vi behöver möjliggöra för chefer att kunna fokusera på att göra ”rätt saker” istället för på att ”göra saker rätt”. Att göra rätt saker för chefer i försvarets förband borde vara att leda förbandets personal och verksamhet – ytterst i syftet att kunna vinna den väpnade striden.
Det tar många år att utbilda officerare. Bristen på officerare kan till del avhjälpas med att specialiserade administratörer övertar uppgifter vilka inte måste, och därför inte heller bör, lösas av officerare. Vi behöver förändra det administrativa arbetet till att i större utsträckning genomföras av administrativa specialister istället för generalister, i syfte att frigöra officerarnas arbetstid till att leda och utbilda våra förband.
Vi behöver lita på varandra att agera med gott omdöme och ta ansvar för beslut. Uppföljning och kontroll är bra, men blir kontrollstegen överdrivna så hämmas verklig effektivitet och uppbyggnaden av våra förmågor begränsas. Vi behöver därför öka vår tillit inom områden såsom logistik, personaltjänst, ekonomihantering och inte minst utbildning. Brist på tillit, manifesterad i överdrivet detaljerad kontroll och tidsödande administration kostar mycket kraft och tid – arbetstid. Experter inom olika administrativa områden bygger ut de regelverk de ansvarar för, vilket leder till ökade administrativa bördor för medarbetarna i organisationen. Sammantaget blir effekten av alla olika regelverk och manualer en onödigt tidskrävande administrativ börda, vilken tar kraft från försvarets huvuduppgift.
Försvarsmakten behöver fokusera på det som är verkligen viktigt och prioritera bort, ytterst rensa ut, annat. Att ursäkta växande regelverk och byråkratisering med att världen blivit mer komplicerad håller inte. En mer komplicerad omvärld är ett bra skäl för att öka fokus på kärnuppdraget – att försvara Sverige. Vi har tillåtit, medvetet eller omedvetet, att genomförande av verksamhet gjorts mer och mer omständligt. Volymerna av de interna regelverken har vuxit exponentiellt. Allt mer arbete, och många heltidstjänster, åtgår för att hantera själva regelverken.
Försvarsmaktens förband behöver ökad förmåga och samövning, och vägen dit kan inte vara mer certifieringar av individuella utbildningar. Förmåga är vad en organisation kan göra tillsammans och är större än summan av individuella certifikat. Samövade grupper bildar bra förband – tillsammans – och där skapas försvarsförmåga.
Central administration tenderar med New Public Management att generera omfattande processbeskrivningar, föreskrifter och manualer, allt för att kunna styra verksamheten mer i detalj. Med New Public Management som outtalad ledningsfilosofi hamnar fokus främst på förvaltning och ekonomi. Central administration genererar krav på uppföljning och tidskrävande återrapportering och leder ofta till än mer detaljerade styrningar. Allvarligast är när viljan att ta initiativ kvävs hos medarbetarna. Försvarsförmåga skapas i våra förband, för vilka administrationen ska vara ett stöd. Administration finns för att stödja vår kärnverksamhet – skapande och vidmakthållande av förmåga att försvara Sverige.
Vi bör aktivt identifiera och prioritera bort, eller åtminstone förenkla, administrativ rapportering vilken inte ökar försvarsförmågan. Vi bör kritiskt granska vilken administration som ger ett faktiskt mervärde för vår försvarsförmåga. Vi bör handlingskraftigt förenkla våra interna regelverk och arbetssätt så att tidsåtgången för administration blir rimlig och medger att vi kraftsamlar till att skapa försvarsförmåga.
Tilliten behöver öka – i både stort och smått – för att vi ska kunna bygga upp vår försvarsförmåga. Vi behöver möta utmaningarna som kommer av en krympande officerskår genom att tydligt prioritera vad vi ägnar vår tid åt och vad som kan prioriteras bort. Vi kan alla hjälpas åt att identifiera detaljstyrning och detaljrapportering som vi kan klara oss utan. Genom att tillämpa en på tillit byggd uppdragsstyrning, kan vi bättre leverera ökad försvarsförmåga för Sverige.
Spridningen av New Public Management in i Försvaret har medfört ökad byråkrati och försämrad styrning. Låt oss hjälpas åt att frigöra de fantastiska krafterna hos alla medarbetare genom att uppriktigt leva som vi lär – med utvecklande ledarskap och uppdragstaktik.
